Se liga nos capítulos 5 e 6!!!

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos como criar, estruturar e captar recursos, São Paulo, Pioneira Thomson Learning, 2006, Cap. 5 e 6.


CAPÍTULO 5


Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Após saber informações como valor do evento, objetivo do número de investidores, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é impossível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.


Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto

1- Suspects: São potenciais investidores;

2- Prospects: São potenciais investidores contatados;

3- Leads: São potenciais investidores interessados;

4- Leads qualificados: São potenciais investidores prontos a receber uma proposta;

5- Oportunidades: Proposta emitida ao decisor do projeto; e,

6- Vendas : Contrato assinado.

O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente , variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects, isto é, universo total de possíveis investidores, em clientes patrocinadores do evento. Quanto mais estreito o funil , mais eficaz o promotor e, conseqüentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.


Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção

Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:

ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médio de cada uma;
estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

O fato de que o percentual de cada fase deve ser aplicado ao valor resultante da fase anterior, e não do total de empresas referente ao universo . A definição dos percentuais de sucesso de cada etapa do processo provém da experiência de cada promotor de eventos e será sempre uma estimativa.
Para calcular o valor arrecadado , deve-se somar o resultado da multiplicação do número de cotas alcançadas com o valor de cada uma para cada um dos níveis , buscando-se maior eficiência em uma ou algumas das etapas, ou o aumento do universo das empresas -target.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados


Ao construir cenários e realiza ar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções como:

Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício
Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados.
Tomar cuidado para n]ão criar um “carnaval” de marcas
Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador
Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.


CAPÍTULO 6


Planejamento da venda

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento , que deve incluir três fases: treinamento , elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
As três situações indicam a necessidade de o vendedor se preparar adequadamente antes de concretizar a venda.


Experiência na aquisição de patrocínio

É comum ver no mercado vendedores que acreditam tão fielmente na idéia do evento que se esquecem de pesquisar ou mesmo identificar os motivos pelos quais outros também apostariam nela. Não se colocar no lugar do comprador gera, na maioria dos casos, um desentendimento entre as partes. A primeira fase do treinamento é, portanto, vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, mesmo que simuladamente, e compreender, ao final do processo, aspectos importantes como:

O vendedor me conhecia? Entendia do meu negócio e do meu mercado?. Conhecia meus objetivos e estratégias.?
Houve empatia logo no início da negociação?Por quê?
Entre os perguntar fundamentais .
Ao responder , será possível compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos, evitados.


Estudo do mercado de eventos

Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. Mas é também fundamental para quem se propõe apenas a vender um projeto. E preciso estudar e esse atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização do processo de decisão.


Estudo do projeto

Para vender bem um produto, é fundamental conhecê-lo. Essa afirmação é verdadeira também para eventos. È preciso que ele tenha contato com as estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio – que valor esse evento me trará?


Elaboração de material de apoio

O promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional , abrangente , pormenorizada e , principalmente, convincente. E necessário descrever uma estrutura básica e as regras para a elaboração de um documento completo e eficaz. A escolha entre um desses formatos dependerá dos objetivos estabelecidos para a arrecadação de verba e do tipo de evento. Como regra geral, quanto mais alto for o valor total esperado de arrecadação, mais arrojada e sofisticada deve ser a apresentação. O documento deve sempre ser sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muito s dados, mas, ao mesmo tempo, completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora contendo os seguintes itens:

1- Apresentação institucional da empresa promotora;

2- Conceito do evento;

3- Dados que justificam o evento;

4- Público-alvo e perfil dos convidados;

5- Formato do evento;

6- Cotas de patrocínio, benefícios e valores;

7- Outras informações que fazem toda a diferença.


Apresentação institucional da empresa promotora

A empresa deve apresentar o seu histórico, se a empresa for recente deve apresentar o histórico dos fundadores. Através dessa apresentação a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma impecável.


Conceito do evento

Mediante a apresentação da empresa, deve-se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definindo quando da estruturação do projeto. A estruturação do projeto deve conter os seguintes passos: Tema central; Missão, Objetivo principal do evento; Objetivos secundários; e Público-alvo.


Dados que Justificam o evento

Deveram ser apresentados aos patrocinadores dados que comprovem a relevância do evento, estes dados podem ser: o processo de geração, seleção e teste de idéias, e/ou dados obtidos em pesquisa, jornais, revistas etc.


Público-alvo e perfil dos convidados

Nessa etapa deve ser apresentado minuciosamente o perfil e as características do público-alvo e convidados.
Em eventos corporativos, o promotor pode fornecer uma lista de convidados ou mesmo dos já confirmados. No caso de eventos dirigidos a pessoa física além de uma estimativa do número de público e o seu perfil, também a audiência na mídia.


Formato do evento

A apresentação desse item ao patrocinador deve fazê-lo se sentir “dentro do evento”, é nesta hora que o patrocinador pode se identificar com o evento e ver a possibilidade de divulgar sua marca no evento. O formato do evento deve constar as seguintes informações: local; data; Atividades; Palestrantes; e Programa.


Cotas de patrocínio, benefícios e valores

Já vimos anteriormente quais as possíveis formas de investimento e como estrutura-las em cotas de patrocínio. Nesse documento deve apresentar o resultado do planejamento minuciosamente com os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio: Benefícios oferecidos; Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento; e Construção de uma proposta única de valor.


Outras informações que fazem toda a diferença

Nesse capítulo foram apresentados como compor um documento completo de apresentação do projeto, porém outras questões como relações de participantes e de patrocinadores confirmados podem fazer toda a diferença.


Participantes confirmados

Após da apresentação do projeto para os possíveis patrocinadores, deve manter o mesmo atualizado com o processo. Está cada vez mais comum os patrocinadores exigirem a inclusão de cláusulas no contrato, para garantirem a presença de determinado público no evento.


Patrocinadores confirmados

A divulgação dos patrocinadores que já confirmaram o patrocínio do evento pode ser bastante benefício para a negociação com outros patrocinadores, desde que se atenda a alguns cuidados: Perfis semelhantes; Empresas concorrentes; e Empresas parceiras.