Se liga no capítulo 7, 8 e 9

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. cap. 7. 8 e 9.

Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque

De posse da lista de empresas selecionadas como target, parte-se para o desenvolvimento de ataque o qual deve ser adequado e personalizado para cada candidato. A primeira fase do desenho do plano de ataque é, portanto, o estudo dos suspects.Estudo do suspect pode ser definido como conhecer o perfil das empresas, como as mesmas procedem com os eventos que patrocinam, as diretrizes do markenting praticado pela empresa e qual orçamento que a mesma destina a eventos.Sabendo estes dados várias coisas podem ser simplicadas e a venda do projeto se torna mais eficaz.O processo decisório de compra ao se olhar para cada suspect é uma das tarefas mais complexas na venda de um evento e envolve as seguintes perguntas:- Que papel cada pessoa da empresa desempenha?Os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório da aquisição de um projeto de eventos são: decisor final, influenciador, consultor e executores.
- Qual o fluxo de decisão?Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos: o promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seu objetivos de marketing.
- Quando eles decidem?A resposta a essa pergunta depende de cada empresa. As variáveis que definem essa melhor época estão relacionadas aos seguintes fatores: planejamento e calendário fiscal.

Abordagens Personalizadas

Neste momento o vendedor já tem todas as informações necessárias para iniciar sua ação comercial com seus suspects, de forma personalizada. É preciso preparar a abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas certas.Quando o vendedor já conhece o profissional, pode ficar mais fácil marcar uma reunião, mas, quando a pessoa não o conhece, e ainda pior, quando não conhece a empresa e seu produto. É preciso montar um plano de entrada efetivo para contato dentro da empresa contendo os seguinte itens: contato-target(nome da pessoa que será contatada); objetivo da abordagem( um objetivo diferenciado para cada contato); forma de abordagem( pode ser necessário ou interesssante que para cada contato a forma de contato seja diferenciada, seja por telefone,e-mail,correspondência ou visita pessoal; mensagem que deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios do suspects;necessidade de planejamento de uma conversa antes da abordagem considerando todas as respostas e dúvidas. O objetivo final de um primeiro contato dever ser sempre o agendamento de uma reunião pessoal com o decisor.

Campanhas Personalizadas:O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa-target é intitulado de "campanha". Estes recursos, seus métodos e técnicas para utilizá-los são os seguintes:
- E-mail de apresentação: dever ser elaborado com o seguinte formato: assunto, texto curto, tamanho, formato, conteúdo, personalização e contato correto.Este é anterior ao contato telefônico inicial sendo uma introdução à abordagem
- Envio de material: Outra forma de aproximação é o envio, pelo correio, de material informativo sobre o evento e a empresa promotora. O matéria pode conter apresentação em powerpoint impressa, um documento em word com sumário do evento, ou ainda, a proposta comercial completa.
- Evento de lançamento: A empresa promotora pode organizar o próprio evento de lançamento do projeto: um café da manha em um hotel próximo ou na própria sede da empresa, aproveitando pra mostrar suas instalações.
- Telegrama: É uma forma cara, limitada, porém segura de aproximação com o decisor da empresa.
- Campanha da mídia: Se a empresa promotora do evento tem verba disponível para divulgação com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto, pode utilizar veículos de mídia dirigidos.
- E-mails seqüenciais: Além do e-mail de apresentação, o vendedor pode recorrer a esse mesmo recurso para dar seqüência às negociações. Cada e-mail pode ter um objetivo diferente, mas sempre com uma lógica seqüencial e informações realmente relevantes para a empresa.

Vale lembrar que é necessário que a equipe programe o envio de e-mail e de matérias pelo correio para que estes cheguem no início da semana, para que não corra o risco de esquecê-lo na caixa de entrada de e-mail ou em debaixo de outras dezenas de documentos em sua mesa. O mesmo acontece também no caso de contato telefônico que devem ser realizados no inicio ou final do expediente, por serem horários menos turbulentos.
É importante que todos os recursos requeridos sejam levados em consideração, já que a campanha deve ser apoiada em um conjunto de ações com um cronograma pré-estabelecido. O planejando das ações de acordo com cada resposta dos contatos-target e contando com campanhas eficientes para cada situação de forma rápida os contatos ficarão impressionados com a eficiência da equipe e isso já é um ponto a favor da compra do projeto do evento.

Capítulo 8 – Comunicação e venda do projeto

Uma vez gerada a idéia, o projeto do evento, tendo sido identificado a sua viabilidade financeira e realizado o seu planejamento comercial. Nessa fase, ele se defrontará com dois grandes desafios: Driblar prováveis recusas e ou vencer a concorrência de muitos outros.
Agendamento da VisitaDa mesma forma, quando se fala em patrocinar, ele representa a si mesmo ou patrocinar com os próprios recursos.
Dificuldades dada a natureza do negócio, ciclo de vendas longo (2) exigência de vendas pessoais, em equipe, (3) transposição de barreiras, que são anteparos com os quais os altos executivos se protegem do grande assédio de vendedores. O vendedor deve estar preparado para enfrentar, falar, quando falar e como é a chave do sucesso nesse primeiro contato. Quando utilizadas as palavras certas, o telefone pode ser um instrumento extremamente eficaz, ele promove um efeito- surpresa na pessoa que recebe a chamada.

Apresentação Pessoal

Quando o vendedor for se apresentar e apresentar a empresa, ele deve se valorizar. Aí, fica fácil para quem atende identificar uma pessoa desconhecida e de “pouca importância” para o contato e dar uma negativa direta, ao ser questionado sobre o assunto, o vendedor não deve envolver-se demais na conversa com o interlocutor, ele deve ser direto e firme, sendo sucinto e decidido sem porém ser agressivo.Conseguir o AgendamentoQuando o vendedor tiver conseguido transpor a barreira da secretária, ele terá a grande oportunidade de conversar com seu contato-target, a tarefa, agora, é convecê-lo a que o atenda. Segundo Tim Sanders, “Cada nome em nosso caderno de endereços representa um parceiro potencial, os vendedores de eventos que têm mais sucesso na venda de seus projetos são os que possuem a rede mais ampla, as conexões mais poderosas é possível encontrar sempre alguém que conheça outro alguém que conheça o contato- target e faça parte de sua rede.Primeira ReuniãoEle deve ser breve e direto, sem muitas explicações sobre o evento para não dar margem a uma negativa antecipada, em seu primeiro contato com o decisor, o vendedor despertou a sua atenção utilizando-se de algum fato relevante, a fase da descoberta serve, portanto, para validar as idéias do vendedor com relação à adequação do evento.

Apresentação do Projeto

O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem.

Tempo da Apresentação

O tempo correto de duração da apresentação do projeto dependerá de fatores como: forma utilizada, número de pessoas presentes, nível hierárquico dessas pessoas e evolução da apresentação.Infra-Estrutura Tecnológica
A ocasião e o local da apresentação, o vendedor deve estar munido de equipamentos modernos de projeção, de maneira alguma deve-se utilizar sistemas antigos como retro projetores.Forma de ApresentaçãoJá foi visto que deve ser gerado um documento para apresentação do projeto. Ele pode ser uma apresentação em Power-poit ou em programa similar.

Cópias da Apresentação

É sempre necessário que se deixe cópia da apresentação para a empresa. Dessa forma, a pessoa que participou da reunião terá condições de analisar, com mais tempo o projeto.Customizaçao RealS e a apresentação for personalizada, assim ela deve ser percebida pela empresa. A cada instante, a empresa deve perceber que a apresentação foi desenvolvida exclusivamente para ela.

A Negociação

Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, sejam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação propriamente dita, durante a qual o vendedor enfrentará uma serie de objeções. Existem técnicas de vendas que ensinam a reverter esse tipo de situação. Mas a experiência da autora com eventos diz que, na venda de um projeto de eventos, uma negativa do tipo e decidido raramente é reversível.

Capítulo 9 - A avaliação do Evento

Todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, requer cuidado avaliação, os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram, conforme suas respectivas especialidades.
O promotor do evento precisa saber se o conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realiza-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos, seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. Ainda que o patrocinador do evento não solicite avaliação ou a elabore à sua maneira, dificilmente terá coletado todos os dados necessários para o preenchimento da lista, ele merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio. Um bom relatório geral e um circunstanciado darão credibilidade ao promotor, seja para a sua recontratação em nova edição do evento.

Avaliação do ponto de vista dos visitantes

Há, por exemplo, o visitante VIP, o convidado, o interessado que participou por vontade própria, o que eventualmente passou pelo local e tem interesse no produto ou serviço objeto do evento, as opiniões dessas diferentes categorias de visitantes e de suas subclassificações interessam de maneiras e com pesos diferentes.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita, muitas vezes, um externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes. Tais incentivos, entretanto, e a que tipo de participante se destinam devem ser bastante estudados.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores

Finalmente, após tudo avaliado, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.