Se liga no capítulo 7, 8 e 9

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. cap. 7. 8 e 9.

Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque

De posse da lista de empresas selecionadas como target, parte-se para o desenvolvimento de ataque o qual deve ser adequado e personalizado para cada candidato. A primeira fase do desenho do plano de ataque é, portanto, o estudo dos suspects.Estudo do suspect pode ser definido como conhecer o perfil das empresas, como as mesmas procedem com os eventos que patrocinam, as diretrizes do markenting praticado pela empresa e qual orçamento que a mesma destina a eventos.Sabendo estes dados várias coisas podem ser simplicadas e a venda do projeto se torna mais eficaz.O processo decisório de compra ao se olhar para cada suspect é uma das tarefas mais complexas na venda de um evento e envolve as seguintes perguntas:- Que papel cada pessoa da empresa desempenha?Os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam do processo decisório da aquisição de um projeto de eventos são: decisor final, influenciador, consultor e executores.
- Qual o fluxo de decisão?Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos: o promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seu objetivos de marketing.
- Quando eles decidem?A resposta a essa pergunta depende de cada empresa. As variáveis que definem essa melhor época estão relacionadas aos seguintes fatores: planejamento e calendário fiscal.

Abordagens Personalizadas

Neste momento o vendedor já tem todas as informações necessárias para iniciar sua ação comercial com seus suspects, de forma personalizada. É preciso preparar a abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas certas.Quando o vendedor já conhece o profissional, pode ficar mais fácil marcar uma reunião, mas, quando a pessoa não o conhece, e ainda pior, quando não conhece a empresa e seu produto. É preciso montar um plano de entrada efetivo para contato dentro da empresa contendo os seguinte itens: contato-target(nome da pessoa que será contatada); objetivo da abordagem( um objetivo diferenciado para cada contato); forma de abordagem( pode ser necessário ou interesssante que para cada contato a forma de contato seja diferenciada, seja por telefone,e-mail,correspondência ou visita pessoal; mensagem que deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios do suspects;necessidade de planejamento de uma conversa antes da abordagem considerando todas as respostas e dúvidas. O objetivo final de um primeiro contato dever ser sempre o agendamento de uma reunião pessoal com o decisor.

Campanhas Personalizadas:O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa-target é intitulado de "campanha". Estes recursos, seus métodos e técnicas para utilizá-los são os seguintes:
- E-mail de apresentação: dever ser elaborado com o seguinte formato: assunto, texto curto, tamanho, formato, conteúdo, personalização e contato correto.Este é anterior ao contato telefônico inicial sendo uma introdução à abordagem
- Envio de material: Outra forma de aproximação é o envio, pelo correio, de material informativo sobre o evento e a empresa promotora. O matéria pode conter apresentação em powerpoint impressa, um documento em word com sumário do evento, ou ainda, a proposta comercial completa.
- Evento de lançamento: A empresa promotora pode organizar o próprio evento de lançamento do projeto: um café da manha em um hotel próximo ou na própria sede da empresa, aproveitando pra mostrar suas instalações.
- Telegrama: É uma forma cara, limitada, porém segura de aproximação com o decisor da empresa.
- Campanha da mídia: Se a empresa promotora do evento tem verba disponível para divulgação com o objetivo de convocar possíveis investidores a conhecerem o projeto, pode utilizar veículos de mídia dirigidos.
- E-mails seqüenciais: Além do e-mail de apresentação, o vendedor pode recorrer a esse mesmo recurso para dar seqüência às negociações. Cada e-mail pode ter um objetivo diferente, mas sempre com uma lógica seqüencial e informações realmente relevantes para a empresa.

Vale lembrar que é necessário que a equipe programe o envio de e-mail e de matérias pelo correio para que estes cheguem no início da semana, para que não corra o risco de esquecê-lo na caixa de entrada de e-mail ou em debaixo de outras dezenas de documentos em sua mesa. O mesmo acontece também no caso de contato telefônico que devem ser realizados no inicio ou final do expediente, por serem horários menos turbulentos.
É importante que todos os recursos requeridos sejam levados em consideração, já que a campanha deve ser apoiada em um conjunto de ações com um cronograma pré-estabelecido. O planejando das ações de acordo com cada resposta dos contatos-target e contando com campanhas eficientes para cada situação de forma rápida os contatos ficarão impressionados com a eficiência da equipe e isso já é um ponto a favor da compra do projeto do evento.

Capítulo 8 – Comunicação e venda do projeto

Uma vez gerada a idéia, o projeto do evento, tendo sido identificado a sua viabilidade financeira e realizado o seu planejamento comercial. Nessa fase, ele se defrontará com dois grandes desafios: Driblar prováveis recusas e ou vencer a concorrência de muitos outros.
Agendamento da VisitaDa mesma forma, quando se fala em patrocinar, ele representa a si mesmo ou patrocinar com os próprios recursos.
Dificuldades dada a natureza do negócio, ciclo de vendas longo (2) exigência de vendas pessoais, em equipe, (3) transposição de barreiras, que são anteparos com os quais os altos executivos se protegem do grande assédio de vendedores. O vendedor deve estar preparado para enfrentar, falar, quando falar e como é a chave do sucesso nesse primeiro contato. Quando utilizadas as palavras certas, o telefone pode ser um instrumento extremamente eficaz, ele promove um efeito- surpresa na pessoa que recebe a chamada.

Apresentação Pessoal

Quando o vendedor for se apresentar e apresentar a empresa, ele deve se valorizar. Aí, fica fácil para quem atende identificar uma pessoa desconhecida e de “pouca importância” para o contato e dar uma negativa direta, ao ser questionado sobre o assunto, o vendedor não deve envolver-se demais na conversa com o interlocutor, ele deve ser direto e firme, sendo sucinto e decidido sem porém ser agressivo.Conseguir o AgendamentoQuando o vendedor tiver conseguido transpor a barreira da secretária, ele terá a grande oportunidade de conversar com seu contato-target, a tarefa, agora, é convecê-lo a que o atenda. Segundo Tim Sanders, “Cada nome em nosso caderno de endereços representa um parceiro potencial, os vendedores de eventos que têm mais sucesso na venda de seus projetos são os que possuem a rede mais ampla, as conexões mais poderosas é possível encontrar sempre alguém que conheça outro alguém que conheça o contato- target e faça parte de sua rede.Primeira ReuniãoEle deve ser breve e direto, sem muitas explicações sobre o evento para não dar margem a uma negativa antecipada, em seu primeiro contato com o decisor, o vendedor despertou a sua atenção utilizando-se de algum fato relevante, a fase da descoberta serve, portanto, para validar as idéias do vendedor com relação à adequação do evento.

Apresentação do Projeto

O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem.

Tempo da Apresentação

O tempo correto de duração da apresentação do projeto dependerá de fatores como: forma utilizada, número de pessoas presentes, nível hierárquico dessas pessoas e evolução da apresentação.Infra-Estrutura Tecnológica
A ocasião e o local da apresentação, o vendedor deve estar munido de equipamentos modernos de projeção, de maneira alguma deve-se utilizar sistemas antigos como retro projetores.Forma de ApresentaçãoJá foi visto que deve ser gerado um documento para apresentação do projeto. Ele pode ser uma apresentação em Power-poit ou em programa similar.

Cópias da Apresentação

É sempre necessário que se deixe cópia da apresentação para a empresa. Dessa forma, a pessoa que participou da reunião terá condições de analisar, com mais tempo o projeto.Customizaçao RealS e a apresentação for personalizada, assim ela deve ser percebida pela empresa. A cada instante, a empresa deve perceber que a apresentação foi desenvolvida exclusivamente para ela.

A Negociação

Após a apresentação do projeto e da proposta comercial, sejam padronizados, sejam desenvolvidos exclusivamente para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação propriamente dita, durante a qual o vendedor enfrentará uma serie de objeções. Existem técnicas de vendas que ensinam a reverter esse tipo de situação. Mas a experiência da autora com eventos diz que, na venda de um projeto de eventos, uma negativa do tipo e decidido raramente é reversível.

Capítulo 9 - A avaliação do Evento

Todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, requer cuidado avaliação, os patrocinadores, que, por razões próprias, contribuíram sobremaneira para que o evento se viabilizasse; e outros profissionais que colaboraram, conforme suas respectivas especialidades.
O promotor do evento precisa saber se o conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Embora os eventos não sejam concebidos para se aprender a como realiza-los, o responsável sempre extrairá lições dos pontos positivos e negativos, seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. Ainda que o patrocinador do evento não solicite avaliação ou a elabore à sua maneira, dificilmente terá coletado todos os dados necessários para o preenchimento da lista, ele merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte explicita do pacote de patrocínio. Um bom relatório geral e um circunstanciado darão credibilidade ao promotor, seja para a sua recontratação em nova edição do evento.

Avaliação do ponto de vista dos visitantes

Há, por exemplo, o visitante VIP, o convidado, o interessado que participou por vontade própria, o que eventualmente passou pelo local e tem interesse no produto ou serviço objeto do evento, as opiniões dessas diferentes categorias de visitantes e de suas subclassificações interessam de maneiras e com pesos diferentes.
O instrumento da pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita, muitas vezes, um externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes. Tais incentivos, entretanto, e a que tipo de participante se destinam devem ser bastante estudados.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores

Finalmente, após tudo avaliado, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.

Cartaz de divulgação para o TUR ESCAMBO

Tatiana

Fabrícia Gomes da Silva

Leandra Dias Alves

Se liga no Tur Escambo - Feira de Trocas

Termo de Compromisso e inscrição para a participação na TUR ESCAMBO - Feira de Trocas

Eu, __________________________________________, (estudante, professor ou funcionário)__________________, do __ período, campus__________________, turno _______, declaro que entreguei, por livre e espontânea vontade, aos organizadores deste evento, os seguintes produtos descritos com seus respectivos valores em “Escambau”.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Declaro ainda que recebi os respectivos valores no ato da inscrição para participação na Tur Escambo – Feira de trocas, promovida pela Escola Superior de Turismo da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais nos dias 19 e 20 de Junho de 2009.

Nesse sentido, também declaro ser de meu conhecimento que:

O(s) objeto(s) deverá(ão) ser entregue(s) no dia da inscrição sob avaliação do cadastrante para participação ou não no evento;
A responsabilidade pela inscrição e cadastro do(s) objeto(s) até a entregados mesmos ao cadastrante é de minha inteira responsabilidade;
O cadastro só será realizado mediante a entrega do(s) objeto(s) para escambo, salvo quando o produto for alimento pronto para o consumo (salgados ou doces);
Os valores referentes aos produtos ofertados para escambo serão equivalentes aos valores sugeridos pela tabela apresentada no ato da inscrição e entregues no mesmo ato;
A moeda social utilizada na Feira é o ESCAMBAU. Essa moeda só terá utilidade e valor dentro da Feira, não possuindo nenhum valor após o evento e fora do local de sua realização;
A troca de objetos dar-se-á através da utilização da moeda social “Escambau”;
Perderei o vínculo com o produto a partir da entrega do mesmo no ato da inscrição;
Os objetos que entreguei para a feira Tur Esmcambo estarão destinados à troca independentemente da minha vontade;
O(s) objeto(s) que entreguei para escambo e que não encontrar(em) oportunidade de troca NÃO será(ão) a mim devolvido(s). Esse(s) objeto(s) será(ão) doado(s) a instituições selecionadas pelos organizadores da feira; e
Não é permitido que eu comercialize ou venda produtos dentro do evento.


Aceito os termos acima declarados,

_________________________________
(Participante)
Belo Horizonte, ___ de _______________ de 2009.

Se liga nos capítulos 5 e 6!!!

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos como criar, estruturar e captar recursos, São Paulo, Pioneira Thomson Learning, 2006, Cap. 5 e 6.


CAPÍTULO 5


Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Após saber informações como valor do evento, objetivo do número de investidores, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é impossível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.


Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto

1- Suspects: São potenciais investidores;

2- Prospects: São potenciais investidores contatados;

3- Leads: São potenciais investidores interessados;

4- Leads qualificados: São potenciais investidores prontos a receber uma proposta;

5- Oportunidades: Proposta emitida ao decisor do projeto; e,

6- Vendas : Contrato assinado.

O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente , variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects, isto é, universo total de possíveis investidores, em clientes patrocinadores do evento. Quanto mais estreito o funil , mais eficaz o promotor e, conseqüentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.


Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção

Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:

ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médio de cada uma;
estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

O fato de que o percentual de cada fase deve ser aplicado ao valor resultante da fase anterior, e não do total de empresas referente ao universo . A definição dos percentuais de sucesso de cada etapa do processo provém da experiência de cada promotor de eventos e será sempre uma estimativa.
Para calcular o valor arrecadado , deve-se somar o resultado da multiplicação do número de cotas alcançadas com o valor de cada uma para cada um dos níveis , buscando-se maior eficiência em uma ou algumas das etapas, ou o aumento do universo das empresas -target.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados


Ao construir cenários e realiza ar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções como:

Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício
Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados.
Tomar cuidado para n]ão criar um “carnaval” de marcas
Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador
Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.


CAPÍTULO 6


Planejamento da venda

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento , que deve incluir três fases: treinamento , elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
As três situações indicam a necessidade de o vendedor se preparar adequadamente antes de concretizar a venda.


Experiência na aquisição de patrocínio

É comum ver no mercado vendedores que acreditam tão fielmente na idéia do evento que se esquecem de pesquisar ou mesmo identificar os motivos pelos quais outros também apostariam nela. Não se colocar no lugar do comprador gera, na maioria dos casos, um desentendimento entre as partes. A primeira fase do treinamento é, portanto, vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, mesmo que simuladamente, e compreender, ao final do processo, aspectos importantes como:

O vendedor me conhecia? Entendia do meu negócio e do meu mercado?. Conhecia meus objetivos e estratégias.?
Houve empatia logo no início da negociação?Por quê?
Entre os perguntar fundamentais .
Ao responder , será possível compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos, evitados.


Estudo do mercado de eventos

Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. Mas é também fundamental para quem se propõe apenas a vender um projeto. E preciso estudar e esse atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização do processo de decisão.


Estudo do projeto

Para vender bem um produto, é fundamental conhecê-lo. Essa afirmação é verdadeira também para eventos. È preciso que ele tenha contato com as estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio – que valor esse evento me trará?


Elaboração de material de apoio

O promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional , abrangente , pormenorizada e , principalmente, convincente. E necessário descrever uma estrutura básica e as regras para a elaboração de um documento completo e eficaz. A escolha entre um desses formatos dependerá dos objetivos estabelecidos para a arrecadação de verba e do tipo de evento. Como regra geral, quanto mais alto for o valor total esperado de arrecadação, mais arrojada e sofisticada deve ser a apresentação. O documento deve sempre ser sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muito s dados, mas, ao mesmo tempo, completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora contendo os seguintes itens:

1- Apresentação institucional da empresa promotora;

2- Conceito do evento;

3- Dados que justificam o evento;

4- Público-alvo e perfil dos convidados;

5- Formato do evento;

6- Cotas de patrocínio, benefícios e valores;

7- Outras informações que fazem toda a diferença.


Apresentação institucional da empresa promotora

A empresa deve apresentar o seu histórico, se a empresa for recente deve apresentar o histórico dos fundadores. Através dessa apresentação a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma impecável.


Conceito do evento

Mediante a apresentação da empresa, deve-se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definindo quando da estruturação do projeto. A estruturação do projeto deve conter os seguintes passos: Tema central; Missão, Objetivo principal do evento; Objetivos secundários; e Público-alvo.


Dados que Justificam o evento

Deveram ser apresentados aos patrocinadores dados que comprovem a relevância do evento, estes dados podem ser: o processo de geração, seleção e teste de idéias, e/ou dados obtidos em pesquisa, jornais, revistas etc.


Público-alvo e perfil dos convidados

Nessa etapa deve ser apresentado minuciosamente o perfil e as características do público-alvo e convidados.
Em eventos corporativos, o promotor pode fornecer uma lista de convidados ou mesmo dos já confirmados. No caso de eventos dirigidos a pessoa física além de uma estimativa do número de público e o seu perfil, também a audiência na mídia.


Formato do evento

A apresentação desse item ao patrocinador deve fazê-lo se sentir “dentro do evento”, é nesta hora que o patrocinador pode se identificar com o evento e ver a possibilidade de divulgar sua marca no evento. O formato do evento deve constar as seguintes informações: local; data; Atividades; Palestrantes; e Programa.


Cotas de patrocínio, benefícios e valores

Já vimos anteriormente quais as possíveis formas de investimento e como estrutura-las em cotas de patrocínio. Nesse documento deve apresentar o resultado do planejamento minuciosamente com os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio: Benefícios oferecidos; Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento; e Construção de uma proposta única de valor.


Outras informações que fazem toda a diferença

Nesse capítulo foram apresentados como compor um documento completo de apresentação do projeto, porém outras questões como relações de participantes e de patrocinadores confirmados podem fazer toda a diferença.


Participantes confirmados

Após da apresentação do projeto para os possíveis patrocinadores, deve manter o mesmo atualizado com o processo. Está cada vez mais comum os patrocinadores exigirem a inclusão de cláusulas no contrato, para garantirem a presença de determinado público no evento.


Patrocinadores confirmados

A divulgação dos patrocinadores que já confirmaram o patrocínio do evento pode ser bastante benefício para a negociação com outros patrocinadores, desde que se atenda a alguns cuidados: Perfis semelhantes; Empresas concorrentes; e Empresas parceiras.