Se liga no capítulo 2 e 3!

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos como criar, estruturar e captar recursos, , São Paulo, Pioneira Thomson Learning, 2006, Cap. 2 e 3, p. 11 – 64.

Capítulo 2 – Estruturação da idéia de um evento em projeto

O conceito de evento é o resultado da definição de três itens: tema central , missão e objetivos. O tema central, em grande parte é o próprio título do evento e sua elaboração mais elaborada, e importante que o título do evento seja específico , para que as probabilidades de encontrar empresas que se identifiquem mais diretamente com o assunto. A missão compreende que todo evento tem sua razão de existir, deve-se ser capaz de traduzir , em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito de evento , seu propósito e a sua contribuição para o mercado. O objetivo é a descrição que a missão do evento prioriza e descreve o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. O objetivo divide-se em principal, que tem o como meta do promotor o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas e também o objetivo secundário que é essencial para que sejam descritos todos os objetivos ou razões pelos quais os patrocinadores devem investir. A identificação do público-alvo implica em decidir entre pessoa jurídica e física e quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas a participar do evento. O promotor deve selecionar públicos para manter o foco do evento por meio de uma única estratégia de comunicação e divulgação, um formato único do evento, uma única estratégia de arrecadação de verba e por último um único sistema de avaliação do evento. O público presente mais o público exposto por ela determinarão o público total de um evento voltado à pessoa física. O formato do evento é composto por data, local , atividades e programa. A escolha da data deve evolver três diferentes categoria de pessoas , convidados, patrocinadores e promotores. O mesmo deve analisar e pesquisar datas comemorativas, eventos concorrentes , dias mais apropriados,datas de fechamento de vendas e sazonalidade. A definição do local por sua deve combinar com a 'cara” do evento. Deve-se analisar a infra-estrutura como: estacionamento e serviço de manobrista , atendimento da recepção, tecnologia , tamanho, localização das salas e acesso a elas , qualidade dos restaurantes e variedade dos cardápios , opções de lazer e segurança e necessário ressaltar a viabilidade ou não da realização de um evento em determinado local dependerá do seu custo, que de ser analisado considerando-se a arrecadação financeira total para o evento e a proporção que o local representa desse montante. As atividades podem exercer possibilidades e formatos de atividades que assim como o local, devem variar de acordo com o objetivo do evento. O promotor pode contratar mais de um palestrante para uma única palestra o que poderá acarretar em mais credibilidade ao evento , dependendo da força dos nomes escolhidos , um cuidado que deve-se ter ao contratar mais de um palestrante e planejar que não haja sobreposição de conteúdo, palestras descoordenadas, sem fluidez. Garantir as reuniões privadas com pessoas do interesse do patrocinador significa ganhar muitos pontos no projeto. A maioria dos eventos conseguem propor momentos de lazer aos convidados, que podem variar dos mais sofisticados, como mega shows a um simples almoço. As ações de entretenimento incluem: atividades esportivas, almoços, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de internet e visitação exclusiva. O estande pode desempenhar papéis diferentes, de acordo com o objetivo do evento: se for gerar relacionamentos, pode se restringir a oferecer espaço de exposição e demonstração de produtos ou serviços , para receber parceiros, clientes ou visitantes, sem a intenção primeira de compra ou venda, pode-se escolher entre estandes padronizados, estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador do evento e estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador. No programa do evento deve constar: os dias de duração, horários de início e término, horários de início e término de cada palestra e atividade, palestrantes e pequeno histórico de cada um deles, resumo de cada palestra com tópicos -chave, sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso, horário e locais das refeições e finalizando as atividades paralelas como passeios , atividades esportivas, excursões , dias livres etc.


Capítulo 3 - Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

Após definir o que será oferecido no evento, seu formato e público alvo, é possível identificar quais os benefícios que serão oferecidos para os patrocinadores, e é essencial que faça uma lista de todas as possibilidades de benefícios para que o promotor possa definir cotas de patrocínio e seus respectivos valores.

SELEÇÃO DOS BENEFÍCIOS OFERECIDOS AOS PATROCIANDORES

Os benefícios que foram oferecidos aos patrocinadores devem estar relacionados a um ou mais dos três objetivos principais do evento.

Exemplo de Tabela de cotas

Fonte: Trade Motorsport - www.trademotorsport.com.br/Imagens/patrocinio.jpg

Exposição da marca

Os exemplos de benefícios que podem ser oferecidos para a geração de exposição da marca são: Divulgação na mídia; Acessória de imprensa; Peças de divulgação; Merchandising; Patrocínio do translado; Patrocínio do Keynote speaker (patrocinar palestrante).

Palestras durante o evento

Uma ação que é extremamente atrativa é fazer palestras durante o evento, pois estas palestras poderão atrair investidores.
Porém, devem ser adotados alguns cuidados no momento que esse benefício é oferecido aos patrocinadores:

A ordem das palestras devem ser estabelecido anteriormente ao evento e comunicado a todos.
O promotor do evento deve analisar o conteúdo das palestras, visando a padronização visual, a duração e verificar se as características está clara com o tema do evento.
As palestras efetuadas pelos patrocinadores não deve ultrapassar 30 minutos.
Os instrumentos utilizados para as apresentações devem ser informados ao promotor do evento.
Os palestrantes das empresas devem ser escolhidos de acordo com o assunto que será apresentado, o nível hierárquico e o domínio da platéia.

Estande ou espaço exclusivo

O promotor do evento deve apresentar um layout do pavilhão de exposições, e um critério justo é que o patrocinador escolha o local de seu estande, porém respeitando o tipo de cota e por ordem de chegada.

Ações sociais e de entretenimento

Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento são descritos da seguinte forma: Atividades esportivas; Almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis; Salas de relaxamento ou beleza; Shows; Cursos de aperfeiçoamento pessoal; Sala de Internet.
Além dos benefícios específicos a cada patrocinador, todos os patrocinadores devem ter sua logomarca exposta em todo material de divulgação do evento.
Os brindes entregues durante o evento são de responsabilidade do patrocinador.

Estratégia pré e pós-evento

Um dos principais interesses da empresa patrocinadora é obter a lista de presentes que tenha informações cadastrais especificas. Porém, muitas dessas empresas não traçam uma estratégia pós-evento (antes que o evento aconteça) dessa forma não adiantará patrocinar o evento com o intuito de obter a lista.
Os promotores de eventos “devem” ajudar os seus patrocinadores na elaboração da estratégia pré-evento, pois isto aprofundará seu relacionamento com o patrocinador.
O apoio as ações pós-evento pode ser oferecido a todos os patrocinadores de acordo com as necessidades de cada um.

Avaliação do evento

Os patrocinadores do evento, ter a avaliação do evento como um todo e avaliação dos participantes é imensamente vantajoso para a negociação. Para o promotor do evento também tem grande importância essa ação, pois poderá avaliar os pontos fracos e fortes que servirão de base para melhorias nas próximas edições.

CÁLCULO DO VALOR DO EVENTO

Esta fase no projeto do evento é muito importante, pois o promotor tem ao mesmo tempo em que garantir sua margem de lucro como também atrair investidores para o evento.

Identificar o custo do evento

O promotor do evento deverá levantar todos os custos envolvidos no evento. Para ter qualquer decisão o básico é conhecer esses custos, mesmo que a principio seja apenas estimativa.
É necessário listar as principais atividades que serão desenvolvidas e fazer um levantamento dos gastos previstos para se ter uma estimativa dos custos.
De início não é possível dispor o custo do evento em um momento em que ainda não tem fornecedores. Para calcular o valor total estimado (CFE), é ideal levantar o maior número de itens possível, representando de 60% a 80% do total, que será chamado de Custo levantado (CL). A soma do Custo levantado (CL) com os custos não previstos, total CFE, passa a partir desse momento a ser o orçamento do evento, sendo que não poderá ser ultrapassado.
Para se ter o Custo Final Estimado (CFE) do evento, considere essa regra.

Custo Final Estimado (CFE) do Evento = Custo Levantado (CL)
0,8*

* 0,8 representa uma estimativa de 80% do CFE destinado ao Custo Levantado (CL) e 20% aos custos não previstos ou de menor valor.

Calcular o valor do evento

É bastante complexo calcular o valor de produtos ou serviços. Várias mudanças no mercado estão obrigando os profissionais de marketing se adaptarem rapidamente às novas realidades.
Não considerar as mudanças do mercado na definição do valor de um evento, e deixar de estabelecer uma estratégia adequada, pode um excelente projeto não dá certo.
A seguir são apresentadas três diferentes formas de calcular o preço de um evento.

Fase de baixa concorrência (Fase I)

Nessa forma como não havia concorrência elevada e a lei da oferta e da procura não afetava os preços praticados no mercado. Nesse modelo o custo é um item fixo e a margem como item variável.

Fase de alta concorrência (Fase II)

Nessa forma a concorrência era muito grande e quem ditava o preço era o mercado. Nesse modelo o preço é um item fixo e o custo como item variável.

Fase da busca pela vantagem competitiva (Fase III)

Para se sobressair em um mercado competitivo, as empresas buscaram a diferenciação. Nesse modelo, a empresa consegue, desde que com os custos controlados, definir o preço, de acordo com as margens pretendidas.

DECISÕES SOBRE NÍVEIS DE COTAS DE PATROCÍNIO

Se o promotor tiver interesse na participação de mais de um patrocinador ele pode definir cotas de patrocínio que são parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador.