Se liga nos capítulos 5 e 6!!!

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos como criar, estruturar e captar recursos, São Paulo, Pioneira Thomson Learning, 2006, Cap. 5 e 6.


CAPÍTULO 5


Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Após saber informações como valor do evento, objetivo do número de investidores, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é impossível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.


Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto

1- Suspects: São potenciais investidores;

2- Prospects: São potenciais investidores contatados;

3- Leads: São potenciais investidores interessados;

4- Leads qualificados: São potenciais investidores prontos a receber uma proposta;

5- Oportunidades: Proposta emitida ao decisor do projeto; e,

6- Vendas : Contrato assinado.

O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente , variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
A amplitude do funil indica a eficácia do promotor de eventos em transformar suspects, isto é, universo total de possíveis investidores, em clientes patrocinadores do evento. Quanto mais estreito o funil , mais eficaz o promotor e, conseqüentemente, menores a duração do processo e os custos nele envolvidos.


Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção

Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:

ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médio de cada uma;
estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

O fato de que o percentual de cada fase deve ser aplicado ao valor resultante da fase anterior, e não do total de empresas referente ao universo . A definição dos percentuais de sucesso de cada etapa do processo provém da experiência de cada promotor de eventos e será sempre uma estimativa.
Para calcular o valor arrecadado , deve-se somar o resultado da multiplicação do número de cotas alcançadas com o valor de cada uma para cada um dos níveis , buscando-se maior eficiência em uma ou algumas das etapas, ou o aumento do universo das empresas -target.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados


Ao construir cenários e realiza ar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções como:

Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício
Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados.
Tomar cuidado para n]ão criar um “carnaval” de marcas
Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador
Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.


CAPÍTULO 6


Planejamento da venda

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento , que deve incluir três fases: treinamento , elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
As três situações indicam a necessidade de o vendedor se preparar adequadamente antes de concretizar a venda.


Experiência na aquisição de patrocínio

É comum ver no mercado vendedores que acreditam tão fielmente na idéia do evento que se esquecem de pesquisar ou mesmo identificar os motivos pelos quais outros também apostariam nela. Não se colocar no lugar do comprador gera, na maioria dos casos, um desentendimento entre as partes. A primeira fase do treinamento é, portanto, vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, mesmo que simuladamente, e compreender, ao final do processo, aspectos importantes como:

O vendedor me conhecia? Entendia do meu negócio e do meu mercado?. Conhecia meus objetivos e estratégias.?
Houve empatia logo no início da negociação?Por quê?
Entre os perguntar fundamentais .
Ao responder , será possível compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos, evitados.


Estudo do mercado de eventos

Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. Mas é também fundamental para quem se propõe apenas a vender um projeto. E preciso estudar e esse atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização do processo de decisão.


Estudo do projeto

Para vender bem um produto, é fundamental conhecê-lo. Essa afirmação é verdadeira também para eventos. È preciso que ele tenha contato com as estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio – que valor esse evento me trará?


Elaboração de material de apoio

O promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional , abrangente , pormenorizada e , principalmente, convincente. E necessário descrever uma estrutura básica e as regras para a elaboração de um documento completo e eficaz. A escolha entre um desses formatos dependerá dos objetivos estabelecidos para a arrecadação de verba e do tipo de evento. Como regra geral, quanto mais alto for o valor total esperado de arrecadação, mais arrojada e sofisticada deve ser a apresentação. O documento deve sempre ser sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muito s dados, mas, ao mesmo tempo, completo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora contendo os seguintes itens:

1- Apresentação institucional da empresa promotora;

2- Conceito do evento;

3- Dados que justificam o evento;

4- Público-alvo e perfil dos convidados;

5- Formato do evento;

6- Cotas de patrocínio, benefícios e valores;

7- Outras informações que fazem toda a diferença.


Apresentação institucional da empresa promotora

A empresa deve apresentar o seu histórico, se a empresa for recente deve apresentar o histórico dos fundadores. Através dessa apresentação a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma impecável.


Conceito do evento

Mediante a apresentação da empresa, deve-se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definindo quando da estruturação do projeto. A estruturação do projeto deve conter os seguintes passos: Tema central; Missão, Objetivo principal do evento; Objetivos secundários; e Público-alvo.


Dados que Justificam o evento

Deveram ser apresentados aos patrocinadores dados que comprovem a relevância do evento, estes dados podem ser: o processo de geração, seleção e teste de idéias, e/ou dados obtidos em pesquisa, jornais, revistas etc.


Público-alvo e perfil dos convidados

Nessa etapa deve ser apresentado minuciosamente o perfil e as características do público-alvo e convidados.
Em eventos corporativos, o promotor pode fornecer uma lista de convidados ou mesmo dos já confirmados. No caso de eventos dirigidos a pessoa física além de uma estimativa do número de público e o seu perfil, também a audiência na mídia.


Formato do evento

A apresentação desse item ao patrocinador deve fazê-lo se sentir “dentro do evento”, é nesta hora que o patrocinador pode se identificar com o evento e ver a possibilidade de divulgar sua marca no evento. O formato do evento deve constar as seguintes informações: local; data; Atividades; Palestrantes; e Programa.


Cotas de patrocínio, benefícios e valores

Já vimos anteriormente quais as possíveis formas de investimento e como estrutura-las em cotas de patrocínio. Nesse documento deve apresentar o resultado do planejamento minuciosamente com os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio: Benefícios oferecidos; Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento; e Construção de uma proposta única de valor.


Outras informações que fazem toda a diferença

Nesse capítulo foram apresentados como compor um documento completo de apresentação do projeto, porém outras questões como relações de participantes e de patrocinadores confirmados podem fazer toda a diferença.


Participantes confirmados

Após da apresentação do projeto para os possíveis patrocinadores, deve manter o mesmo atualizado com o processo. Está cada vez mais comum os patrocinadores exigirem a inclusão de cláusulas no contrato, para garantirem a presença de determinado público no evento.


Patrocinadores confirmados

A divulgação dos patrocinadores que já confirmaram o patrocínio do evento pode ser bastante benefício para a negociação com outros patrocinadores, desde que se atenda a alguns cuidados: Perfis semelhantes; Empresas concorrentes; e Empresas parceiras.

Termo de Compromisso e Inscrição TUR ESCAMBO

Termo de Compromisso do TUR ESCAMBO

O Termo de Compromisso deverá ser assinado por todos os participantes do evento, Tur Escambo, que pretende promover e estimular a economia solidária entre os alunos do curso de Turismo da PUC Minas. Nesse espaço o escambo dos produtos acontecerá somente através da moeda social Escambal, para facilitar o processo.

É importante o participante observar os seguintes termos:

• No ato da inscrição, o participante deverá preencher a ficha com suas informações, verificar a tabela de valores dos objetos e listar o(s) objeto(s) para participação na Feira.
• O(s) objeto(s) deverá(ao) ser entregue(s) no dia da inscrição sob avaliação do cadastrante para participação, ou não no evento.
• A responsabilidade pela inscrição e cadastro do(s) objeto(s) até a entrega ao cadastrante é de inteira responsabilidade do participante.
• O cadastro só será realizado mediante entrega do(s) objeto(s) para escambo, salvo quando o produto for alimento pronto para o consumo (salgados ou doces).
• Os valores referentes aos produtos ofertados para escambo serão equivalentes com valores sugeridos pela tabela apresentada no ato da inscrição.
• A moeda social utilizada na Feira é o ESCAMBAL. Essa moeda só terá utilidade e valor dentro da Feira que ocorrerá num local determinado, dentro de um período de tempo específico. Não tendo nenhum valor após o evento e fora do local de sua realização.
• Os valores, em Escambal, referentes ao(s) objeto(s) será(ao) entregue(s) no ato da inscrição e recebimento do(s) produto(s).
• A troca de objetos se dará através da utilização da moeda social “Escambal”.
• Os doadores dos objetos para Feira perdem o vínculo com o produto a partir da entrega do mesmo no ato da inscrição.
• Todos os objetos na Feira estarão dispostos a troca independente da vontade do ex-proprietário.
• O(s) objeto(s) entregue(s) para escambo que não encontrar(em) uma oportunidade de troca NÃO será(ão) devolvido(s). Esse(s) objeto(s) será(ão) doado(s) a instituições selecionadas pelos organizadores.

Como a Feira é uma oportunidade de estímulo e fortalecimento da economia solidária NÃO será permitido:

• Venda de produtos;
• Retirada dos produtos da Feira;
• Individualismo e competição; e
• Promoção individual.

Aceito os termos acima descritos

_________________________________
(Participante)

INSCRIÇÃO

Estou de acordo com o termo de compromisso

NOME: ____________________________________________________________

Telefone: ____________________________

( ) Estudante ( ) Professor ( ) Funcionário

Se aluno ou funcionário preencher:

Campus: ___________________________ Período:_______

Turno: __________

Listar:

OBJETOS / VALOR EM ESCAMBAL

__________________________ - _________

__________________________ - _________

__________________________ - _________

__________________________ - _________

__________________________ - _________

Se liga no Capítulo 4!

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos como criar, estruturar e captar recursos, São Paulo, Pioneira Thomson Learning, 2006, Cap. 4


Cap. 4 - Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos.

Modalidades de obtenção de recursos para o financiamento de eventos.

A dificuldade de obter recursos para colocar em prática as idéias do promotor fez com que ocorressem modificações no setor de eventos.
A concorrência por patrocínio, aumentou absurdamente, fazendo com que os patrocinadores escolham pelas melhores idéias, que lhes tragam maiores e melhores retornos.
Há no mercado, diversas fontes de obtenção de recursos como: patrocínio, co-patrocínio, patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal, parcerias e vendas de ingressos e convites. A escolha por uma delas dependerá da característica da empresa, seu objetivo com a arrecadação de verba e as características do evento. Podemos defini-las da seguinte forma:

Patrocínio – é a transferência de recursos financeiros de um patrocinador para um promotor para a realização de um evento ou de uma ação com finalidades exclusivamente promocionais, publicitárias ou de retorno institucional. Tem como vantagens: Vantagens financeiras: seu objetivo é o retorno financeiro.
Alavancar a imagem do evento e do promotor: aumentar a probabilidade de divulgação do evento na mídia. Alavancar os resultados com a participação de parceiros: fazer multiplicar esforços e compartilhar despesas e resultados alavancados por essa parceria.

Suas desvantagens são: Efeito sombra: a marca dos patrocinadores possa se sobressair mais que a imagem do promotor. Dependência. Carnaval de marcas: número muito elevado de patrocinadores. Amigo-concorrentes: disputa entre as empresas participantes.

Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal – é uma subcategoria do patrocínio baseada na troca de recursos de patrocínio por abatimento nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal. Existem leis de iniciativa federal, estadual e até municipal. A mais conhecida é a Lei Federal, que trata do incentivo a cultura. Deve ser elaborada conforme as normas e os modelos exigidos. Outra lei de incentivo é conhecida como Lei do Audiovisual, que trata mais especificamente das obras cinematográficas, e também existe a Lei de Institutos e OSCIPs, que tem por finalidade o incentivo a projetos socioculturais.
Existem empresas cujo negócio é a captação de recursos de patrocínio para projetos culturais, esportivos, sociais e até empresariais. Normalmente, elas se intitulam consultorias de marketing, de comunicação ou de marketing social. Essas empresas estão em melhores condições de orientar o promotor que pretende propiciar ao patrocinador com usufruto dos benefícios das leis em projetos de eventos culturais ou sociais.
A remuneração e a forma de trabalho de uma empresa captadora de recurso variam caso a caso, evento a evento.

Co-patrocínio – Ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido e organizado por um terceiro.

Parceria – é a junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado na promoção ou organização de determinado evento.
Apoio – é a disponibilidade de recursos próprios, não-financeiros, porém necessários ao evento. É normalmente empregado na divulgação, na promoção, na administração da venda de ingressos, no transporte, no pacote de viagens e hospedagem, na infra-estrutura e na produção do evento.

Vendas de ingressos e convites – é a obtenção de recursos por meio de venda de ingressos aos convidados do evento. É comumente empregada em feiras e eventos de renome nacional e até internacional.

Identificação do universo de possíveis patrocinadores.

Antes de se identificar os possíveis patrocinadores o promotor deve ter em mente os objetivos e o número-alvo de patrocinadores.
Quando um promotor parte para a identificação e seleção dos possíveis patrocinadores, muitas vezes desconsidera uma serie de empresas por não estarem diretamente ligadas ao tema do segmento. Para identificar esse universo total, deve-se percorrer o mercado e listar todos os segmentos, categorias e portes de empresas que podem se interessar pelo evento. Podemos identificar os seguintes segmentos:
Segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento, segmentos indiretamente relacionados ao conteúdo do evento e parceiros, que devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores.

Relação de empresas-alvo.

Após listar os segmentos envolvidos no tema do evento e os parceiros, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos. As empresas devem ser classificadas em: pequeno porte, médio porte e grande porte.

Seleção do universo de possíveis patrocinadores.

Para essa seleção, são necessárias pesquisas que considerem: o perfil das empresas, os objetivos de marketing, a estratégias de eventos e os orçamentos destinados a eventos.
É importante sempre verificar se as informações estão atualizadas e se são realmente necessárias para tais finalidades.

Perfil das empresas.

Os perfis das empresas variam de acordo com o tipo de evento e o objetivo do promotor com esse estudo.
A informação do perfil de uma empresa refere-se a: nome, endereço, telefone, website, faturamento anual, segmento, principais executivos, produtos e serviços, descrição do negócio, concorrentes, clientes, fornecedores, e distribuidores, entre outras.

Objetivos de marketing.

Para formar o target de possíveis patrocinadores é importante, primeiro, pesquisar quais os objetivos de marketing comumente adotados pelas empresas e como são compostos os seus planos de ação.
O promotor tem acesso aos objetivos de seus clientes por três motivos: parceria – quando já existe um relacionamento cliente-fornecedor. Desenvolvimento de um evento – é gerado para atender a um grupo e pela seleção de target.
As possibilidades dos objetivos de marketing são divididas em três categorias: objetivo de crescimento – são empresas que já tem um número expressivo de clientes, mas cuja receita ainda não está em patamar desejado. Objetivo de aquisição – é próprio de empresas que visam aumentar a base atual de clientes. Objetivo de consolidação – é típico de empresas que estão sofrendo fortes ameaças por parte de novos concorrentes.
A identificação de um deles, já é suficiente para que o promotor avalie a compatibilidade de seu projeto com os objetivos estratégicos de marketing da empresa.

Análise dos componentes do plano de marketing.

Existem várias formas de analisar a distribuição da verba e dos recursos de marketing das empresas. Para essa distribuição será analisada a exposição da marca - a empresa pode investir com maior prioridade nas ações que visem à exposição da marca e à promoção de sua imagem. Relacionamento – o relacionamento que a empresa mantém com seus clientes, fornecedores, distribuidores e parceiros é a chave de sucesso de negócios. Vendas – a empresa investe em ações diretamente ligadas a ela.

Estratégia de eventos.

Há empresas que investem e eventos sempre com as mesmas características, e outras que não tem histórico anterior em participação em eventos. É preciso estudar, com profundidade, a estratégia de eventos dessas empresas para determinar com exatidão a viabilidade ou não da proposta.

Compilação de dados.

Para cada tipo de empresa haverá diferentes aspectos a serem estudado. Pode-se dizer que eles estão relacionados aos seguintes aspectos: Volume – sazonalidade – formas de participação – objetivo principal – tipo de evento.

Orçamento destinado a eventos.

O orçamento é definido pelas empresas após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação. É somente ai que ela será capaz de quantificar seu mercado-alvo, sua meta de participação neste mercado, sua estratégia de marketing e seus planos táticos para atingir os objetivos. Após a definição do orçamento, os responsáveis pela área, distribuirão os investimentos entre as atividades, incluindo os eventos.
Conhecer o orçamento disponível para eventos e sua proporção em relação ao total de marketing pode apoiar o promotor do evento na decisão sobre a viabilidade de seu projeto para determinada empresa. Se o evento for proposto tende a consumir um percentual muito grande do orçamento disponível, será mais difícil, mas não impossível, a negociação.

Referências das tipologias de eventos

Bibliográficas:

• GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização Teoria e Prática de Eventos, São Paulo, Pioneira Thomson Learning , 2006. p.42 e 57.

• MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gestão de Eventos e Cerimonial, São Paulo, 1999, p. 77-8.

• MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos, São Paulo: STS, 1999.p.49-55.

• NETO, Francisco Paulo de Melo. Marketing de eventos. Rio de Janeiro: Sprint, 1999, p.25.

Webgráficas:

• Adriana C. Gonçalves e Érica G.Cattinn. Tipologia dos eventos. Disponível em: http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/331.htm. Acessado em: 04/04/2009.

• Anexo único grupo 1, Disponível em: www.seed.pr.gov.br/portals/portal/ccpe/ccpe_anexo_unico_%20res_2007.pdf .Acessado em: 03/04/2009.

• Cristina Marques Fernandes. Organização de Eventos (XVII) Tipologia de eventos. Disponível em: http://protocolopt.blogspot.com/2008/02/tipologia-de-eventos.html . Acessado em: 04/04/2009.

• ESMAC – Escola Superior Madre Celeste. Disponível em: http://esmac.com.br/extensao_info_geral.php . Acessado em: 04/04/2009

• GIACAGLIA, M. C. Organização de eventos, teoria e prática. São Paulo: Thomson, 2003.
• MARTIN, V. Manual prático de eventos. São Paulo: Atlas, 2003.
• MEIRELLES, G. F. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999.
• NICHOLS, B. Gerenciamento profissional de eventos. Trad. Milena Carvalho, 1ª edição brasileira, tradução da 2ª edição americana (1989). Fortaleza, ABC Fortaleza, 1989.
  
• Tipologia de eventos. Disponível em: http://www.unisul.br/content/site/AUniversidade/CampusdaGdeFlorianopoli/eventos/tipologiadeeventos.cfm . Acessado em: 04/04/2009.

• http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/331.htm. Acessado em: 04/04/2009.

• Tipologia de Eventos - http://e-turis.blogspot.com/2008/08/tipologia-de-eventos.html. Acessado em: 04/04/2009.

Tipologia de evento - Simpósio

Simpósio – é um derivado da mesa-redonda, possuindo como característica o fato de ser de alto nível, com a participação de aspectos diferentes de determinados assuntos - e sempre com a presença de um coordenador. A diferença fundamental entre o simpósio e a mesa-redonda é que no primeiro os expositores não debatem entre si os temas apresentados. As perguntas, respostas e o próprio debate são efetuados diretamente ao participante da platéia. O tema geralmente é científico. Seu objetivo principal é realizar um intercâmbio de informações. Reunião de cientistas, técnicos ou artistas para debater determinado assunto.

Vivência – VIII Simpósio de Mecânica Computacional, compondo a equipe de suporte técnico.

*Todas as referências estão no Post: Referências das tipologias de eventos.

Tipologia de evento - Show

Show – Demonstração artística principalmente a música, dança ou teatro.

Proposta para Show – Elaboração de uma apresentação musical feita pelos alunos do curso nos horários de intervalo com intenção de divulgar os talentos, criar um ambiente descontraído e reforçar laços entre as turmas.

Vivência – Milton Nascimento na Praça da Estação, em uma promoção da Petrobrás pelo seu próprio aniversário.

*Todas as referências estão no Post: Referências das tipologias de eventos.

Tipologia de evento - Seminário

Seminário – consiste em uma exposição oral para participantes que possuam algum conhecimento prévio do assunto a ser debatido. A dinâmica do seminário divide-se em três momentos: a fase de exposição, a de discussão e a de conclusão. Trata-se de um produto informativo mais focado, porém parcial. A informação tem normalmente uma única fonte - o orador ou expositor - e, por conseqüência, pode apresentar certo viés. Usualmente, o orador é um guru ou expert no assunto que está sendo exposto.

Vivência - Seminários intra-classe.